1. ネットショップの受注管理が大変な理由とは
お客様からの注文後は、出荷作業と配送、メール送付などさまざまな業務が発生します。バックエンドでも在庫管理や発注管理、入出金伝票管理など多岐にわたる業務が必要で、作業量は膨大です。
一つの店舗でも発注管理はさまざまな業務に繋がり大変ですが、複数店舗を運営している場合は店舗ごとに注文・在庫管理などを行う必要があり、業務がより複雑になります。ネットショップの受注管理が大変な理由には以下のような要素が挙げられます。
複数店舗の管理画面による注文管理
複数店舗を運営していると、各出店モールやカートごとの管理画面にログインして受注管理を行う必要があります。出店しているモール・カートごとに別々の管理画面で作業をする場合、複数店舗ごとに操作方法が異なるなどの理由から作業が複雑化・煩雑化する傾向にあります。
大量注文が発生した際の注文管理
多くの注文を受けた場合、管理体制が整っていないとその注文をさばくことができなくなってしまいます。結果、発送の遅れに繋がり、ひいては顧客満足度の低下やクレームに繋がる可能性もあります。
また、注文管理に時間を割き過ぎると、在庫管理や仕入れ作業など次の売上に繋げるためのコア作業に集中することができず、売上の機会損失に繋がる懸念もあります。
ミスに繋がりやすくなる
複数の店舗を運営する中で大量注文を受けた場合、リソースが足りない状態で注文をさばく必要が生じるため、ミスに繋がりやすくなります。また注文はすべての業務に連動しているため、受注時のミスが他のすべての業務に影響を及ぼすだけでなく、お客様の信頼を損なう要因ともなってしまいます。
人員や工数の増加
複数の店舗を管理システムなどを導入せずに運営しようとすると、どうしてもヒューマンエラーが多くなってしまいます。ミスを防ぐためには相応の人員や工数を追加する必要があり、当然その分の人件費も必要となります。
2. 複数店舗の注文管理をする場合は一元管理システムがおすすめ
ネットショップ運営におけるミスはお客様の満足度に直結するものであり、ミスがないよう慎重に行う必要があります。それには、一元管理システムの導入は非常に有効な手段といえます。システム導入の具体的なメリットをご紹介します。
EC担当者の作業時間を大幅に短縮できる
最大のメリットは、EC担当者の作業時間を大幅に短縮できることです。受注や在庫管理を一つの画面で行うことができるため、工数を劇的に減らすことができます。
重要な業務に集中できる
工数が減り受注管理が簡素化できることで担当者に時間的な余裕が生まれ、その他の重要な業務に集中することができるようになります。残業を減らすこともできるためコスト削減にも繋がります。
システムによる自動化で、人的ミスを減らすことができる
一元管理システムを導入することで、多くの業務で自動化が可能になります。在庫管理や各ショッピングサイトへの商品情報登録、注文の受注ステータスなども自動化できるため、確認漏れや人的ミスの削減に繋げることができます。人的ミスを減らすことは顧客満足度や売上の向上にも直結するため、大きなメリットとなります。
複数店舗の注文情報を1つの画面でまとめて管理できる
複数店舗の注文情報を一つの画面でまとめて管理できるため、各モールやカートのシステム画面に都度ログインし受注数を確認するというような作業が不要となります。また、複数店舗で販売している同一商品の在庫数を一元管理でき、店舗ごとの在庫数の自動調整や、商品情報を商品マスターで一元管理するため、一度の編集で複数店舗への商品情報の反映が一括で行えます。
3. TEMPOSTARで使える便利な機能
「複数ネットショップ一元管理システム」のTEMPOSTAR（テンポスター）は、複数のネットショップで受注・在庫・商品を一元管理できるサービスです。Amazonや楽天、Yahoo!ショッピング、ヤフオク!などの主要モールはもちろん自社ネットショップも管理が可能となるため、大幅な効率化が期待できます。
ここでは、TEMPOSTARで使える機能についてご紹介します。
受注管理機能
ECサイトにおける受注管理とは、受注から出荷、通知メール配信などの一連の流れを指しますが、TEMPOSTARの管理システムでは、複数ネットショップの受注管理業務を一元管理することができます。また、各配送業者から提供される送り状発行システムとのデータのやりとりも可能となるため、ミスが発生しやすい伝票番号の手入力作業も不要となります。
在庫管理機能
ネットショップ運営を行う上で正確な在庫管理は欠かせません。TEMPOSTARの在庫管理機能は、自社のネットショップを持っている場合も複数モールに出店している場合も、同一商品の在庫数を一括管理することができます。一括管理できることで作業の手間を大幅削減することができ、店舗ごとの在庫調整や売り逃しによる機会損失の課題が解消できます。
ネットショップが増えるほど、在庫調整にかかる作業負担は大きくなります。特にセット品などの在庫管理は煩雑ですが、TEMPOSTARであればセット品の売上情報が単品在庫にも反映されるため、容易に在庫を管理することができます。
商品管理機能
TEMPOSTARの商品管理機能では、商品マスターを一元管理することができます。商品を一括で登録することや、一度の編集で複数店舗の商品情報を更新することも可能になります。
またモールごとに異なるイベント開催時期も、『イベント予約機能』を利用すれば更新忘れもなく、深夜にスタッフがスタンバイするといった必要もなくなります。
商品情報登録にかかるリソースや商品情報入力ミスなどを最小限に抑えることはもちろん、セール時に自動で商品情報を更新できることは大きな強みとなります。
店舗の運用環境に合わせたカスタマイズが可能
店舗の運用環境に合わせたカスタマイズができるのもTEMPOSTARの強みです。カスタマイズができない注文管理システムの場合、不要な機能にコストの大半を割いてしまうこともあり、運用コストのわりに機能を使いきれない懸念があります。しかし、TEMPOSTARは店舗の運用環境に応じた個別カスタマイズができるため、独自運用にもフレキシブルに対応できます。
その他の機能
ここまでご紹介した機能の他にも、ネットショップ運営に必要な物流・伝票作成・決済などの機能を外部連携させることで、受注から決済・バックヤードの物流・伝票処理までを一元管理することができます。入金確認や物流情報など都度確認が必要だった業務を自動化できることで業務効率やコスト改善が期待できます。
4. 対応しているモール・カート
TEMPOSTARでは、カラーミーショップやfutureshopなどのカートに対応しており、モールでは、楽天市場やAmazon、ヤフオク!など、主要なモールは網羅しています。また、各モールやカートの仕組みに合わせて、API・CSV・FTPなどにより受注・在庫・商品などの情報連携も可能となっています。
対応モールやカート一覧については下記ページをご覧ください。
>> 対応モール・カート | ネットショップの受注・在庫・商品一元管理は『TEMPOSTAR』
5. TEMPOSTARで注文管理を行う際の基本的な流れ
TEMPOSTARを利用すれば、店舗の売上に直結する商品の注文タイミングを逃すこともありません。
注文管理においては、まず商品情報と在庫数を登録します。その商品に対して各モールから注文が入ると、売上に応じて在庫数が反映されます。TEMPOSTARではリアルタイムに在庫管理が可能ですので、店舗ごとの在庫振り分けは不要です。商品が少なくなってくると「在庫切れ通知メール」が担当者に届きます。
在庫が何個まで減ったらメールが届くようにするか、その設定は管理者側で行うことができます。それにより、在庫が0になってしまうことによる売り逃しを未然に防ぐことができます。
6. ネットショップ・ECサイトはTEMPOSTARで一括管理
ここまで、複数のネットショップを運営している場合の注文管理の課題や、その解決のために効果を発揮するTEMPOSTARの機能などについて解説してきました。
ネットショップの運営においては、注文を皮切りに発送・メール送信・入金・発注・伝票処理などさまざまな業務が発生します。注文数や運営店舗数が多くなればなるほど注文管理は煩雑化し、人的ミスが発生しやすくなります。
ミスは本来不要な業務を発生させるだけでなく、お客さまからの信頼を失うことにも繋がり、ひいては売上にも直結するものです。人的ミスを少なくしつつ最小限のリソースで運営できるかが、ネットショップ運営には重要なポイントとなります。
TEMPOSTARを導入すれば、煩雑な受注管理だけでなく商品・在庫管理なども自動化でき、人的ミスを劇的に少なくすることが可能です。複数ネットショップの運営でお困りの際は、ぜひ導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
