1. 適切な在庫管理の必要性
在庫管理が適切に行われていないと、過剰な在庫を抱えて管理コストが増加したり、時間経過により商品価値がなくなり廃棄せざるを得なくなったりします。また、受注に見合うだけの在庫が確保できず売れるはずの商品が売れない「機会損失」の状態となってしまうこともあります。
そうしたことを避けるためには、以下の3点を意識して適切に受注と発注を行うことが重要です。
- 受注から在庫へすぐに数字が反映されること
- どのショップからの受注も一括管理すること
- 発注してから商品が納品されるまでの納期を管理すること
受注から発注の一連の作業を漏れなく管理し、適切な在庫管理が行えるようにしましょう。
2. 代表的な発注方式の種類
ここからは、代表的な発注方式を2つご紹介します。それぞれの特徴を理解し、適切な方式を取り入れるようにしましょう。
定期発注方式
定期発注方式は、一定期間ごとに発注を行う方式です。あらかじめ発注の間隔を設定し、発注のタイミングで発注量を計算します。
定期発注方式は運転資金の節約に適しており、在庫をあまり抱えずに済む、発注回数を減らせるといったメリットがあります。例えば、季節需要などに左右される商品などは売上が伸びる時期に発注数を増やし、その逆の時期には減らすといった柔軟な対応が可能になります。一方、発注量をその都度計算するために事務処理が増える、発注量を間違えると機会損失が発生しやすいというデメリットがあります。
これらの性質から、定期発注方式は以下のような商品の発注管理に適しています。
- 高価なもの
- 需要の変動が大きいもの
- 発注から納品にかかる期間が長いもの
定量発注方式
定量発注方式は、常に一定量の在庫を保持し、在庫が一定量を下回った際に発注をするといった方式です。あらかじめ在庫量の最低ラインと1回あたりの発注量を設定し、最低ラインを下回ったタイミングで発注を行います。
定量発注方式は発注コストの削減、機会損失の防止に適しており、毎回決められた量を発注するため事務処理も簡単になるというメリットがあります。一方、一定量の在庫を常に抱えておかなければならず、管理にかかるコストが高くなりがちというデメリットがあります。
これらの性質から、定量発注方式は以下のような商品の発注管理に適しています。
- 安価なもの
- 需要が変動が少ないもの、安定しているもの
- 発注から納品にかかる期間が短いもの
- 各商品で共通で使われる商品など
3. 発注点や発注量の考え方
次に、「発注点」と「発注量」の考え方について解説します。適切な発注タイミング、発注量を決めるうえでの参考にしてください。
発注する基準数（発注点）を決める必要性
定量発注方式を取り入れる際には、基準となる在庫数（発注点）を設定する必要があります。適切な発注点が設定できていない場合、在庫調達中に在庫がなくなり機会損失が発生するなど、十分なメリットを得られなくなってしまいます。
適切な発注点は、以下の式で算出することができます。
発注点＝（1日の平均使用量×調達期間）+安全在庫
1日の平均使用量×調達期間で調達期間中における使用量を計算し、万一使用量の増加や調達期間の長期化があった場合の予備として安全在庫を設定するのが一般的です。
発注量の決め方
では、在庫が発注点まで減った場合、どの程度の量を発注すれば良いのでしょうか。発注量が適切でないと、またすぐに発注点を迎えたり過剰な在庫を抱えたりすることになり、管理コストが増加してしまいます。
発注量を決める際は、一度の発注で何日分を調達するかを考えると良いでしょう。商品の期限や需要が切り替わるタイミングを目安に、そのタイミングまで持つ日数分を調達しましょう。受注実績をシステムやエクセルで管理して実際の発注数と照らし合わせることで、その商品にとって最適な発注数を決定できるようになります。
定期発注方式を取り入れた際には、その時々の在庫状況に応じて発注量を決めるため、以下の式で算出することができます。
発注量=（発注間隔+調達期間）× 使用予定量 + 安全在庫 – 現在の在庫量 – 現在の発注残
4. 発注業務を行う際のポイント
発注点や発注量が決まったら実際の発注業務を行いますが、その際にもチェックしておくべきポイントがあります。ここではそのポイントを4つご紹介します。
商品の優先度を決める
すべての商品の在庫が最適に管理できることが望ましいですが、取扱う商品が増えると、どうしても管理しきれない商品も出てくると思います。そこで重要なのが、商品の優先度を決めることです。
ショップ内における該当商品の位置付けや受注実績から各商品の優先度を決定しましょう。商品の優先度に応じて在庫管理のレベルを分けることで、限られた人員と時間でも在庫管理を最適化することができます。
過去のデータから需要を予測する
発注業務において過去のデータは非常に重要な判断材料です。過去データから需要を予測できれば、適切な在庫数を保ちながらコストも最低限に抑えることができます。正確な予測は決して簡単ではありませんが、ツールを利用することでその傾向や予測誤差は把握できます。
生産リードタイムを考える
生産工程が必要となる商品を管理する場合は生産リードタイムも考慮したうえで発注を考える必要があります。生産リードタイムとは原料投入から製造完了までにかかる期間を指します。生産リードタイムを考えずに発注をしてしまうと、製造が間に合わず機会損失や仕掛品の長期保有による管理コスト増加などが発生する恐れがあります。
棚卸しの頻度を増やす
棚卸しは期間が空けば空くほど一回あたりの負担が大きくなります。また把握している在庫数に差異があった場合に気づくのも遅くなり、適切に管理できなくなる可能性があります。日次や週次などに棚卸しの頻度を増やし、正確な在庫量をこまめに確認するようにしましょう。
5. 発注業務を適切に管理する方法
ここまで、発注業務における発注方式や発注点・発注量の考え方、重要なポイントを解説しましたが、適切に発注するだけでなく、それをしっかりと管理することもまた重要となります。ここでは、発注と在庫の管理においておすすめの方法をご紹介します。
エクセルで在庫管理をする
まず最も一般的なのがエクセルを使って在庫管理を行う方法でしょう。エクセルは、各種テンプレートや関数、マクロなどが利用できるため、ある程度の知識がある方であれば柔軟に在庫を管理することができます。その他にも、コストが掛からないことやすぐに修正することができる点などがメリットです。
ただし、エクセルでの在庫管理には以下のような欠点もあります。
- 人為的なミスにより、あらかじめ設定した計算式などが変えられてしまう可能性がある
- 複数ショップでの管理が煩雑になりやすい・属人化しやすい
- データの蓄積や検索には向いていない
- 保存できるデータに限りがある
入力するセルをうっかり間違えて計算式がおかしくなってしまう可能性があることに加え、複数ショップでの管理により管理シート・ファイルが分散すると管理がしにくくなることや、データの蓄積や検索には向いていないため、属人化しやすい点には注意が必要です。
在庫管理システムを用いる
エクセルでの在庫管理の欠点を解決してくれるのが在庫管理システムです。導入に多少のコストはかかりますが、受注管理とも連携した機能を持つ在庫管理システムを導入することで管理業務を劇的に効率化することができます。とりわけエクセルでは難しい複数ショップにおける在庫管理においてはTEMPOSTARのような一元管理が可能な在庫管理システムの活用がおすすめです。
6. 在庫管理システム「TEMPOSTAR」で複数ショップも一括管理！
「ネットショップ一元管理システム」TEMPOSTAR（テンポスター）の在庫管理システムであれば、複数ショップを運営している場合でもショップごとに在庫管理を分ける必要はありません。
受注メールから販売個数を自動で取得し、TEMPOSTAR上に登録している在庫数を自動で更新。在庫が一定数を下回った場合に在庫切れ通知メールを送信という一連の流れを自動で行うことができます。
在庫・発注管理にかかる作業時間とコストを大幅に削減することができる他、機会損失の防止にも効果を発揮します。受注管理機能や商品管理機能などとも連携でき、ショップ運営における幅広い業務の効率化を図ることができます。
TEMPOSTARには30日間の無料お試し期間が用意されており、実際の管理画面を操作しながら機能を確認することができます。まずはぜひ無料のお試し利用により、その効果を体感してみてはいかがでしょうか。
