ECサイト運営において、お客様とのメールのやり取りは避けて通れない業務です。
しかし、
「毎回、どんな文面にすれば良いか悩んでしまう…」
「問い合わせ対応に時間がかかり、他の業務が圧迫されている…」
「お客様にもっと喜んでもらえるメールを送りたい！」
といったお悩みをお持ちの運営者様も多いのではないでしょうか。
お客様とのメールは、単なる事務連絡ではなく、お店のファンになってもらうための重要なコミュニケーションツールです。丁寧で分かりやすいメールは、お客様に安心感を与え、リピート購入へと繋がります。
この記事では、ECサイト運営の様々なシーンでそのままコピペして使えるメールテンプレートを豊富にご紹介します。テンプレートを活用してメール対応を効率化し、お客様の満足度を高めていきましょう！
なぜECサイトのメールは重要なのか？ 3つの理由
テンプレートを紹介する前に、なぜメール対応が重要なのかを改めて確認しましょう。この点を意識するだけで、メールの質が格段に上がります。
- 理由1：お客様の不安を解消し、安心感を与えるため
ネットショップでの購入は、顔が見えない取引です。お客様は「ちゃんと注文できたかな？」「いつ届くのかな？」といった不安を抱えています。注文受付や発送完了のメールを適切なタイミングで送ることで、お客様の不安を解消し、安心感を与えることができます。 - 理由2：お店のファンになってもらい、リピート購入を促進するため
丁寧で心のこもったメールは、お客様に「このお店は信頼できる」「またここで買いたい」という良い印象を与えます。事務的な連絡だけでなく、感謝の気持ちや気遣いを一言添えるだけで、お店のファンになってもらい、リピート購入に繋がります。 - 理由3：ブランドイメージを構築するため
メールの文面やトーンは、お店の「顔」そのものです。親しみやすい雰囲気のショップなのか、高級感のある丁寧なショップなのか。メールでの言葉遣い一つひとつが、お客様に伝わるブランドイメージを形作ります。
【基本編】注文～発送で使う必須メールテンプレート5選
まずは、どんなショップでも必ず必要になる基本的なメールです。ECカートシステムの自動送信メールをカスタマイズする際の参考にしてください。
注文受付メール（自動返信）
ポイント： 注文が正常に完了したことを伝え、お客様を安心させることが最優先です。注文内容に間違いがないか、お客様自身に確認してもらう目的もあります。
【例文】注文受付メール 件名： 【[ショップ名]】ご注文ありがとうございます（注文番号：[注文番号]） 本文： [お客様名] 様 この度は、[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。 お客様のご注文を、以下の内容で受け付けいたしました。 [ご注文内容] 注文番号：[注文番号] 注文日時：YYYY/MM/DD HH:MM お支払い方法：[支払い方法] 商品名：[商品名] 数量：[数量] 小計：￥[金額] 商品合計：￥[金額] 送料：￥[金額] 合計金額：￥[金額] 商品の発送準備が整い次第、改めてご連絡いたします。 今しばらくお待ちくださいませ。 ※本メールは、ご注文時にご入力いただいたメールアドレスへ自動送信しております。 お心当たりのない場合は、お手数ですが下記までご連絡ください。 [ショップ名] URL：[ショップURL] 担当：[担当者名] Email：[メールアドレス] TEL：[電話番号]
入金依頼メール（銀行振込・コンビニ決済用）
ポイント： 支払い方法、金額、振込先、支払期限を分かりやすく明記することが重要です。
【例文】入金依頼メール 件名： 【[ショップ名]】お支払いのお願い（ご注文番号：[注文番号]） 本文： [お客様名] 様 この度は、[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。 ご注文いただきました商品のお支払いについてご案内いたします。 お手数ですが、以下の内容をご確認の上、[支払期限：YYYY/MM/DD]までにお支払い手続きをお願いいたします。 ご注文番号：[注文番号] お支払い合計：￥[金額] ▼お支払い方法：銀行振込 金融機関名：[銀行名] [支店名] 口座種別：[普通 / 当座] 口座番号：[口座番号] 口座名義：[口座名義] ※振込手数料は、お客様のご負担にてお願いいたします。 ※お振込の際は、ご依頼人名に「[注文番号] [お客様名]」をご入力いただけますと、確認がスムーズです。 ご入金の確認が取れ次第、商品を発送いたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
入金確認メール
ポイント： 入金を確認した旨と、次のステップ（発送準備）を伝えることで、お客様に更なる安心感を与えます。
【例文】入金確認メール 件名： 【[ショップ名]】ご入金ありがとうございます（ご注文番号：[注文番号]） 本文： [お客様名] 様 この度は、[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。 本日、お客様からのご入金を確認いたしました。 現在、商品の発送準備を進めております。 発送が完了いたしましたら、改めてメールにてご連絡いたしますので、 商品到着まで今しばらくお待ちくださいませ。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
発送完了メール
ポイント： 「配送業者の追跡番号」は必ず記載しましょう。お客様が自分で配送状況を確認できるため、問い合わせ削減にも繋がります。
【例文】発送完了メール 件名： 【[ショップ名]】商品を発送いたしました（ご注文番号：[注文番号]） 本文： [お客様名] 様 お待たせいたしました。 ご注文いただいた商品を、本日発送いたしました。 商品の到着まで、今しばらくお待ちください。 配送業者：[ヤマト運輸 / 佐川急便 / 日本郵便など] お荷物伝票番号：[追跡番号] ▼お荷物の配送状況はこちらからご確認いただけます。 [追跡用URL] この度は、当店をご利用いただき誠にありがとうございました。 またのご利用を心よりお待ちしております。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
キャンセル受付メール
ポイント： キャンセル処理が完了したことを明確に伝えます。返金がある場合は、その方法と時期についても記載しましょう。
【例文】キャンセル受付メール 件名： 【[ショップ名]】ご注文のキャンセルを承りました（ご注文番号：[注文番号]） 本文： [お客様名] 様 ご連絡いただき、ありがとうございます。 [ショップ名]の[担当者名]です。 ご注文番号[注文番号]のキャンセルを承りました。 すでにご入金済みの代金につきましては、[本日より3営業日以内に、ご指定の銀行口座へ]返金手続きをいたします。 また何かご縁がございましたら、当店をご利用いただけますと幸いです。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
【応用編】顧客満足度を高めるフォローメールテンプレート4選
購入後のフォローで、お客様との関係を深め、リピートに繋げましょう。
商品到着確認＆フォローメール
ポイント： 発送して3～5日後の商品が到着した頃が目安です。商品の使い心地を尋ね、困ったことがあればサポートする姿勢を見せることで、お店への信頼度が高まります。
【例文】商品到着確認＆フォローメール 件名： 【[ショップ名]】その後、商品の使い心地はいかがでしょうか？ 本文： [お客様名] 様 こんにちは、[ショップ名]の[担当者名]です。 先日お届けした[商品名]は、無事にお手元に届きましたでしょうか。 その後、商品の使い心地はいかがですか？ もしご不明な点や、お困りのことがございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。 [お客様名]様の毎日が、少しでも豊かになるお手伝いができれば幸いです。 季節の変わり目ですので、どうぞご自愛ください。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
レビュー依頼メール
ポイント： レビューのメリット（例：次回使える10%OFFクーポンをプレゼント）を提示すると、投稿率がアップします。レビュー投稿ページへのリンクも忘れずに記載しましょう。
【例文】レビュー依頼メール 件名： 【[ショップ名]】よろしければ、商品のご感想をお聞かせくださいませんか？ 本文： [お客様名] 様 こんにちは、[ショップ名]の[担当者名]です。 先日は、[商品名]をご購入いただきありがとうございました。 もしよろしければ、商品の使い心地やご感想などをレビューにてお聞かせいただけませんでしょうか。 お客様からいただく貴重なご意見は、今後の商品開発やサービス向上の参考にさせていただきます。 ▼レビューの投稿はこちらから [レビュー投稿ページのURL] ささやかではございますが、レビューをご投稿いただいた皆様に、 次回のお買い物で使える【10%OFFクーポン】をプレゼントしております。 お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
誕生日お祝いメール
ポイント： 「あなただけ」という特別感を演出することが大切です。誕生日限定クーポンなどをプレゼントすると非常に喜ばれます。
【例文】誕生日お祝いメール 件名： 【[ショップ名]】[お客様名] 様、お誕生日おめでとうございます！ 本文： [お客様名] 様 お誕生日おめでとうございます！ [ショップ名]より、ささやかなお祝いの気持ちです。 [お客様名]様へ、お誕生日限定の【500円OFFクーポン】をプレゼントいたします。 クーポンコード：[クーポンコード] 有効期限：[YYYY/MM/DD] この1年が、[お客様名]様にとって素晴らしい年になりますよう、心からお祈りしております。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
カゴ落ちフォローメール
ポイント： カートに商品を入れたまま離脱したお客様へのリマインドです。「購入を忘れていませんか？」と優しく背中を押すことで、購入に繋がる可能性があります。
【例文】カゴ落ちフォローメール 件名： 【[ショップ名]】カートに商品が残っています 本文： [お客様名] 様 こんにちは、[ショップ名]です。 [お客様名]様のショッピングカートに、商品が残っているようです。 もしよろしければ、この機会にぜひご検討ください。 ▼カートに残っている商品 [商品名] [商品画像のURL] [商品ページのURL] ※人気商品のため、売り切れとなる場合もございます。ご了承ください。 ※もし既にご注文済みの場合は、本メールは破棄していただきますようお願いいたします。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
【顧客対応編】問い合わせ・トラブル対応メールテンプレート6選
誠実な対応がお店の信頼を左右する重要な場面です。迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。
問い合わせ受付メール（一次返信）
ポイント： まずは「問い合わせを受け付けた」ことを迅速に伝え、お客様を安心させます。自動返信設定にしておくのがおすすめです。
【例文】問い合わせ受付メール 件名： 【[ショップ名]】お問い合わせありがとうございます 本文： [お客様名] 様 この度は、[ショップ名]へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 以下の内容で、お問い合わせを受け付けました。 お問い合わせ内容： [お客様からのお問い合わせ内容を引用] 担当者より、[24時間以内に]改めてご連絡いたします。 恐れ入りますが、今しばらくお待ちくださいませ。 ※本メールは自動返信メールです。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
問い合わせ回答メール
ポイント： 質問内容を引用し、何に対する回答なのかを分かりやすくすることが親切です。
【例文】問い合わせ回答メール 件名： 【[ショップ名]】お問い合わせの件につきまして 本文： [お客様名] 様 平素より[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。 お問い合わせ担当の[担当者名]です。 お問い合わせいただいた「[商品名]の在庫」について、ご回答いたします。 （お客様からの問い合わせ内容を引用） お問い合わせの[商品名]ですが、現在、在庫がございますのでご購入いただけます。 以下のページよりご注文手続きへお進みください。 ▼[商品名]商品ページ [商品ページのURL] その他、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後とも[ショップ名]をよろしくお願いいたします。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
欠品・入荷遅延のお詫びメール
ポイント： まずは誠心誠意謝罪することが第一です。その上で、現状と今後の対応（代替案や入荷予定日など）を具体的に提示しましょう。
【例文】欠品のお詫びメール 件名： 【重要・お詫び】[ショップ名]よりご注文商品欠品のご連絡 本文： [お客様名] 様 この度は、[ショップ名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。 ご注文いただきました商品につきまして、重要なお知らせがありご連絡いたしました。 ご注文いただいた[商品名]ですが、当店の在庫管理の不手際により、現在品切れとなっております。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 つきましては、大変恐縮ではございますが、以下のいずれかのご対応をさせていただければと存じます。 １．ご注文をキャンセルする ２．次回入荷（[○月上旬頃]予定）までお待ちいただく お手数をおかけいたしますが、ご希望の対応を本メールへの返信にてお知らせいただけますでしょうか。 この度は、多大なるご迷惑をおかけしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
返品・交換の案内メール
ポイント： お客様に行っていただく手順を、番号を振るなどして分かりやすく案内することが大切です。
【例文】不良品交換の案内メール 件名： 【[ショップ名]】商品交換の手順につきまして 本文： [お客様名] 様 [ショップ名]の[担当者名]です。 この度は、お届けした商品に不備がございましたとのこと、誠に申し訳ございません。 ご不便、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 つきましては、早急に良品と交換させていただきます。 大変お手数ではございますが、以下の手順にてお手元の商品の返送をお願いいたします。 【お手続きの手順】 １．お手元の商品を、お届けした際の箱や袋に梱包してください。 ２．当店よりお送りする返送用伝票をご利用の上、[配送業者名]にてご返送ください。（送料は当店にて負担いたします） ３．当店にて返送品を確認後、[2営業日以内]に交換品を発送いたします。 この度は、ご期待に沿えず誠に申し訳ございませんでした。 何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
クレームへの返信メール
ポイント： 感情的にならず、まずは共感と謝罪の意を示します。事実確認をしっかりと行い、真摯に対応する姿勢を見せることが何よりも重要です。
【例文】クレームへの返信メール 件名： 【[ショップ名]】お問い合わせいただいた件につきまして 本文： [お客様名] 様 [ショップ名]の[担当者名]です。 この度は、[（お客様が指摘した内容）]の件で、[お客様名]様にご不快な思いをさせてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。誠に申し訳ございません。 ただいま、ご指摘いただいた内容につきまして、社内で事実確認を行っております。 詳細が分かり次第、改めて[お客様名]様にご連絡を差し上げますので、恐れ入りますが今しばらくお時間をいただけますでしょうか。 [○月○日（○）まで]を目処にご連絡いたします。 まずは、取り急ぎお詫びと現状のご報告を申し上げます。 この度は誠に申し訳ございませんでした。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
お客様への感謝を伝えるメール
ポイント： 嬉しいレビューをいただいた際や、何度もリピート購入いただいた際に送ります。感謝の気持ちを自分の言葉で伝えることで、お客様は「特別扱いされている」と感じ、より強いファンになってくれます。
【例文】感謝を伝えるメール 件名： 【[ショップ名]】素敵なレビューをありがとうございます！ 本文： [お客様名] 様 こんにちは、[ショップ名]店長の[担当者名]です。 この度は、[商品名]に素敵なレビューをご投稿いただき、誠にありがとうございます！ スタッフ一同、大変嬉しく拝見いたしました。 「（レビュー内容を一部引用）」といったお言葉をいただき、[商品へのこだわり]に共感していただけたようで、本当に嬉しい気持ちでいっぱいです。 今後も[お客様名]様にご満足いただけるような商品・サービスを提供できるよう、一層努力してまいります。 今後とも[ショップ名]をどうぞよろしくお願いいたします。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
【販促編】売上アップを狙うメルマガテンプレート3選
リピート購入を促進するためのメールマガジンです。
新商品・再入荷のお知らせメール
ポイント： 写真や商品ページへのリンクを効果的に使い、お客様の購買意欲を刺激します。冒頭で「待望の再入荷！」など、キャッチーな言葉を入れるのも効果的です。
【例文】新商品のお知らせメール 件名： 【[ショップ名]】待望の新商品！[新商品名]が登場です 本文： [お客様名] 様 こんにちは、[ショップ名]です。 いつも当店をご利用いただき、ありがとうございます。 本日は、待望の新商品のお知らせです！ これからの季節にぴったりの「[新商品名]」が本日より発売開始となりました。 [商品の写真] [商品の簡単な説明やこだわりポイントを記載] ▼詳しくはこちらから [商品ページのURL] ぜひ、この機会にチェックしてみてくださいね。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
セール・キャンペーン告知メール
ポイント： 「3日間限定」「MAX50%OFF」など、割引率や期間を件名でアピールし、お得感を演出して開封率を高めましょう。
【例文】セール告知メール 件名： 【本日スタート！】MAX50%OFF！[ショップ名]のサマーセール開催 本文： [お客様名] 様 いつも[ショップ名]をご利用いただき、ありがとうございます。 日頃の感謝を込めて、本日より「サマーセール」を開催いたします！ 人気のあの商品も、気になっていたこの商品も、 【MAX50%OFF】でお買い求めいただけるチャンスです！ 期間：[YYYY/MM/DD]～[YYYY/MM/DD] ▼セール会場はこちらから [セール特設ページのURL] 人気商品は売り切れが予想されますので、お早めにチェックしてくださいね。 皆様のご来店を心よりお待ちしております。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
季節の挨拶・コラムメール
ポイント： 直接的な販促だけでなく、商品の活用法や関連するコラム、店長の想いなどを発信し、お店との繋がりを深めます。売り込み感のないメールも大切です。
【例文】季節の挨拶メール 件名： 【[ショップ名]】秋の夜長に楽しむ、おすすめの過ごし方 本文： [お客様名] 様 こんにちは、[ショップ名]です。 朝晩はすっかり涼しくなり、秋の訪れを感じる季節となりましたね。 秋の夜長、皆様はどのようにお過ごしですか？ 読書や映画鑑賞も良いですが、たまには当店自慢の[商品名]で、ゆったりとした時間を過ごすのはいかがでしょうか。 [商品の写真] [商品を使ったライフスタイルの提案や、関連するコラムなどを記載] 季節の変わり目ですので、どうぞご自愛ください。 [ショップ名] URL：[ショップURL] Email：[メールアドレス]
効果が倍増する！メール作成の5つのコツと注意点
テンプレートをただ使うだけでなく、一工夫でメールの効果は大きく変わります。
- コツ1：件名だけで内容がわかるようにする
お客様は毎日たくさんのメールを受け取ります。【〇〇ショップ】ご注文ありがとうございます [注文番号:12345]のように、誰から何のお知らせかが一目でわかる件名にしましょう。 - コツ2：「お客様」ではなく「〇〇様」と名前を入れる
「お客様各位」よりも「田中様」と名前で呼びかけることで、自分だけに送られた特別なメールだと感じてもらえます。これはパーソナライズの基本です。 - コツ3：お店の「らしさ」を出す
テンプレートをそのまま使うのではなく、お店のブランドイメージに合わせて言葉遣いや表現を調整しましょう。丁寧な言葉遣い、親しみやすい絵文字の使用など、お店の「らしさ」を出すことで、お客様は親近感を覚えてくれます。 - コツ4：スマートフォンでの読みやすさを意識する
今はほとんどの人がスマートフォンでメールを読みます。1文を短くしたり、適度に改行を入れたり、段落ごとに空白行を設けたりするなど、スマホ画面でも読みやすいレイアウトを心がけましょう。 - 注意点：特定電子メール法を遵守する
セール情報などの販促メール（メルマガ）を送る際は、「特定電子メール法」を守る必要があります。**「事前の同意を得ていない人には送らない」「送信者の情報を明記する」「配信停止（オプトアウト）の方法を案内する」**といったルールを必ず守りましょう。
TEMPOSTAR（テンポスター）の顧客対応に便利な自動メール機能
| 種類 | 用途、使用パターン例 |
|---|---|
| リメール | 用途）注文取込直後の通知・連絡 例）注文ありがとうございました、という挨拶メール |
| 注文確認メール | 用途）注文内容確認後の通知・連絡 例）ご購入いただいた商品や、振込先情報などを案内するメール |
| 出荷完了メール | 用途）出荷後の通知・連絡 例）出荷完了時に荷物番号(追跡番号/お問い合わせNo)などを案内するメール ※店舗様から購入者様に送る、一番最後のメール |
メールテンプレート機能
TEMPOSTARから注文者様に送る受注メールのテンプレートをオリジナルで作成し、自由に増やすことができます。
タグによる各項目内容を挿入
各種メール送信時のメールテンプレート本文でタグを利用することで受注情報の注文者名や送付先名等を置換し本文に挿入することが可能となります。
自動送信メールの送信条件指定
送信条件を追加することができメールの送信対象となる受注情報の状態を指定ができます。例えばステータスが「確認待ち」や支払方法が「クレジットカード」の時、受注タグの「入金待ち」の時など様々な受注状態で指定ができ、条件が一致した場合、自動配信の対象となります。
外部メールツールと連携が可能
Mail Dealer、Zendesk、Re:lationと連携が可能です。細やかな対応がスムーズに実現できるようになります。
まとめ
この記事では、ECサイト運営で使える様々なシーンのメールテンプレートと、その効果を高めるコツをご紹介しました。
メールはお客様とお店を繋ぐ大切な架け橋です。今回ご紹介したテンプレートをベースに、ぜひあなたのショップらしい心のこもったメールを作成してみてください。
丁寧なメール対応を一つひとつ積み重ねることが、お客様の信頼を獲得し、売上アップに繋がる確実な一歩となるはずです。
