EC店舗での在庫管理においてエクセルを使用している企業はとても多く、非常に一般的です。しかし、これから複数のモール展開を目指しDX化を検討しているのであれば、エクセル運用のままではいずれ運用に限界が訪れます。
業務の効率化を図り、限られたリソースで最大限の利益獲得を目指すには、在庫管理の運用方法を早急に見直す必要があるでしょう。
本記事では、今後もエクセルで在庫管理を継続した場合に考えられるデメリットを具体的に解説しています。適切な在庫管理のためにDX化を推進する必要性と、一元管理システム導入のメリットもわかるため、最後までお読みください。
目次
- そもそもECサイト運営における在庫管理とは？
- 在庫管理表を運用する方法
- 在庫管理方法としてはエクセルの活用が多い
- 在庫管理をエクセルで行うメリット
- 在庫管理をエクセルで行うデメリット
- エクセル在庫管理のデメリットを解消するDX化とは？
- DX化で実現できる在庫管理のメリット
- 在庫管理システムにもデメリットはある
- DX化のために検討したい「在庫管理システム」の導入
- 在庫一元管理システムの導入で何が変わるのか
- 在庫管理の効率化を目指すならシステム導入も視野に
- 複数ネットショップの在庫管理も得意！EC一元管理システムを検討するなら「TEMPOSTAR（テンポスター）」がおすすめの理由
- 在庫管理をエクセルからシステムに切り替えて業務効率化を！
そもそもECサイト運営における在庫管理とは？
ECサイトで商品を購入する際、お客さまはカートに表示される在庫数を確認し購入を判断します。そのため在庫数は常に最新のデータに更新されていなければなりません。ECサイトにおける在庫管理では、発注・仕入れや、入庫など、商品の動きを適切に把握し、カート数に反映させる必要があります。
また、商品に何らかの不備が発生した場合はその数を差し引く必要もあります。常に最新の在庫情報をお客さまに提供しましょう。
ECサイトの在庫管理が順調であれば、実際の在庫数より多く注文を受けてしまったり、反対に在庫はあるのに注文を受けられなかったりといった、さまざまなロスが防げます。適切な在庫管理業務には、日々の在庫変動を正しく記録・管理する「在庫管理表」がとても重要と言えるでしょう。
在庫管理表を運用する方法
在庫管理では「在庫管理表」の作成・運用が推奨されます。在庫管理表は、在庫数や移動した日時を記録する表を指し、商品一連の動きを一表で管理できるため非常に便利です。
ECサイトをはじめてすぐの段階であれば、在庫管理表は「手書きで記録する」方法を選択する店舗が多いと思います。複数の店舗を運営する場合は、以下の2種類の方法が考えられます。
- 各店舗の特徴に応じて在庫数を分配して管理
- 各店舗に在庫を均等に分配して管理
その場合、在庫管理においてそれぞれ次のような状況が発生すると想定できます。
- 把握している在庫数に対して受注数が上回り、在庫切れになる『売り越し』は防げる。しかし、店舗によって欠品し『販売機会損失』が発生する。
- 『販売機会損失』は防げる。しかし、各店舗の売上の傾向を考慮しないため、分配に対して受注数が上回り『売り越し』発生の危険が生じる。
紙の在庫管理表を用いた手動運用は、販売動向に沿った瞬時の対応が難しく、販売機会損失やお客様の信用を損なうリスクをはらみます。そんな事態を招かないように、在庫管理表は紙を使った手動運用以外の方法が望ましいと言えます。
在庫管理方法としてはエクセルの活用が多い
在庫管理をシステム化できる方法として、「エクセルの在庫管理表に記録する」方法があります。現在は紙に記録する方法から、エクセルで作成した表をパソコンで管理する方法が主流です。
エクセルを日常的に使用している企業は多く、インターネット上で無料テンプレートも提供されています。初めて在庫管理表を作成する場合でも、比較的容易に始められます。
在庫管理表をエクセルで作成するには、次の項目が必要です。
- 商品名
- 商品番号
- 仕入れた日
- 仕入れた数
- 出庫日（販売や返品）
- 出庫数
- 繰越数
- 在庫数
- 特記事項（廃棄など）
関数が使えると、エクセル運用をよりスムーズに行い効率化が目指せます。主に以下の関数を理解しておくと良いでしょう。
- SUM関数
- IF関数
- VLOOKUP関数
- COUNTIFS関数
- AVERAGE関数
ここからは、エクセルで在庫管理するメリットを詳しく解説します。
在庫管理をエクセルで行うメリット
日々の在庫管理をエクセルで行うのは、次のようなメリットがあります。
| メリット | 理由 |
|---|---|
| 費用がかからない | ・エクセルを導入している企業が多い ・基本的なスキルがあれば自分達で在庫管理表の作成が可能 ・インターネット状に無料テンプレートなどが豊富に提供されている |
| 扱いやすく現場に 浸透させやすい | ・日常業務で使用しているエクセルなら扱いやすい |
| 紙ベースの 在庫管理表と比べて 作成や更新が容易 | ・汚損や紛失に弱い紙ベースのような不安要素がない ・社内共有データに格納し、パソコンで作業が可能 ・一度に複数の担当者が閲覧可能 ・関数やマクロのスキルを活用し、状況に応じた更新が可能 |
一つずつ、解説します。
費用がかからない
エクセルはソフトとして一般的で、ほとんどの企業が導入しています。使い慣れたエクセルで作成した在庫管理表を使い在庫管理業務を行うのは、費用をかけずに、日々正確な在庫管理を行うのにとても適した方法だと言えます。
エクセルスキルの高い従業員が社内にいれば、自社に必要な内容で在庫管理表の作成が可能です。インターネット上で配布されている無料テンプレートを使う方法も良いでしょう。
自社における在庫管理業務に必要なものを見極めるためにも、最初はできるだけ費用をかけずに始めるのがベストだと言えます。
扱いやすく現場にスムーズに浸透させやすい
今や日々の業務でパソコンは欠かせず、Officeソフトはパソコンに標準装備されています。エクセルを使った在庫管理は、システムの操作を新たに覚える必要がなく始められます。従業員のメリットも大きく、エクセルでの在庫管理表は自然な流れでスタートできるでしょう。
基本フォーマットを作成し、担当者全員が滞りなく運用できるようにしておきましょう。同時に手順書などマニュアルを最初に整備しておけば、現場での浸透をスムーズに行うことが可能です。
紙ベースの在庫管理表と比べて作成・更新が容易
紙ベースの在庫管理表を使用している企業もあります。しかし、複数の担当者で同時に作業ができなかったり、手計算が必要だったりと不便も多いです。また紙の汚損や紛失の可能性も考えられます。
エクセルであれば、社内ネットワーク上の共有フォルダを使い、各自のパソコンから編集や更新作業が可能です。無料のテンプレートを活用すれば、初めから作成する必要もありません。紙ベースからの移行も比較的容易でしょう。
エクセルスキルを持つ担当者がいれば、マクロを活用した在庫更新の自動化を設定したり、データのバックアップを行ったりする仕組み作りも可能です。
エクセルを使った在庫管理は、紙ベースの在庫管理と比べて、利便性の高い管理方法と言えるのです。
在庫管理をエクセルで行うデメリット
一方で、手軽に作成可能ではあるものの、エクセルを使った在庫管理にはデメリットもあります。
| デメリット | 理由 |
|---|---|
| 作業に時間を要するため 効率が悪い | ・手作業のデータ入力は多くの時間を要する ・取り扱い規模が拡大した場合の作業量増加 ・複数名で同時に作業ができない |
| 関数やマクロの知識が必要 | ・より深く活用するなら関数やマクロの知識は必須 ・担当者のスキルによって管理体制に影響が出る ・特定の担当者に作業を委ねる「属人化」の懸念 |
| ヒューマンエラーの危険性 | ・入力ミスや、計算式が崩れると業務に支障が出る ・リアルタイム更新ができないトラブルが起きる |
| データ容量の限界 | ・規模拡大で取り扱い数が増加、作業が複雑化する ・データ容量の増加で重くなり作業スピードに影響する ・処理に時間がかかり、データ破損のリスクが発生する |
| セキュリティの問題 | ・データのバックアップを定期的に行う必要がある ・社内共有ファイルとして閲覧する場合、 権限の設定が必要だがエクセルデータでは設定が難しい ・閲覧者の記録管理が困難 |
ここからは、エクセルで在庫管理を継続した場合に起こりえるデメリットを細かく見ていきます。
作業に時間を要するため効率が悪い
エクセルの在庫管理表は、紙の在庫管理表と比べて効率よく作業できます。しかし、入力は手作業で行うため、一定の作業時間が必要です。また扱う商品数が増加し、複数モールで販売し規模が拡大すれば、それに伴い在庫数も増加します。
在庫数の増加で、在庫管理表の確認作業時間も増加する可能性が出ます。複数のECモールを運営するようになれば、店舗別の在庫数を常に把握可能です。ECモール全体の適正在庫数を、維持するのも難しくなってくるでしょう。
エクセルは同時閲覧が可能ですが、操作や保存は一人しか行えません。そのため、担当者が複数人いる場合、全員の作業完了までに時間を要し効率も悪くなります。
エクセル運用には関数やマクロの知識が必要
エクセルは使い始めこそ手軽です。しかし、自動計算やバックアップを設定し利便性の高い在庫管理表を目指すなら、関数やマクロに関するスキルが必要となります。
担当者全員のエクセルスキルが高ければ、在庫管理表が複雑化しても運用できるかもしれませんが、必ずしもそうは行きません。仮にエクセルスキルが高い従業員がいたとして、特定の担当者が持つスキルに頼る環境は、その担当者が不在となった場合に、業務が滞る可能性が出てきます。
そうすれば管理体制への影響が懸念され、サイトの在庫更新をリアルタイムでできないような事態も起こります。スピードと正確性が求められる在庫管理業務において、特定の人に業務を委ねる状態は危険です。いわゆる「属人化」は、健全な環境とは言い難くなります。
ヒューマンエラーによるトラブル発生のリスク
手入力で数値を更新するエクセルには、入力ミスなどにより誤った情報が上書きされてしまう可能性もあります。正確な在庫数が更新されないと、業務全体に支障が出がちです。
複数の担当者がそれぞれ更新作業を行い、いつの間にか計算式が壊れて、手作業の修正に時間を要する可能性もあります。その間カートが閉じたままといったトラブルが続けば、ECサイトの信頼性を損ねる事態にもなりかねません。
どの担当者が、いつ、どのように内容を変更したのかを確認するのも、複数人で運用している場合は困難な作業です。バックアップをとっていなければ、復元できない可能性も発生します。
データ容量の限界がある
商品の取り扱い点数の増加や、複数モールの展開と、規模が拡大すれば保存するデータ容量も増加します。エクセルは保存できるデータに限りがあるものです。容量が増えると操作に不安定な状態が起こり、作業途中のフリーズや更新時間の増加が懸念されます。そのため、エクセル在庫管理がネックとなり、全体の業務効率低下につながる恐れがあるのです。
想定以上の在庫更新時間や、ファイルデータ破損のリスクも生じます。データのバックアップによって作業工数が増えれば、結果的に業務負荷につながるでしょう。複雑化した在庫管理表のデータ容量増加は、遅かれ早かれ業務に支障を与えます。
データファイル共有の難しさやセキュリティ問題がある
1台のパソコンにしか在庫管理表を保存していなかった場合、そのパソコンが使えなくなると、在庫データにアクセスできない危険があります。
予めバックアップデータを別の場所に格納するのは必須です。また、バックアップデータの更新も定期的に行う必要があります。
エクセルはファイルの特性上容易にコピーができてしまいます。運用ルールを徹底しておかなければ、担当者が各自コピーファイルを所有しているケースも多いです。
ファイル管理を、社内の共有データフォルダやクラウドで行っている企業も多く、自由に閲覧できる環境は避けるのが無難です。しかし、閲覧者の記録管理や、そもそもエクセルデータに閲覧権限を設定するのは困難と言えます。
エクセル在庫管理のデメリットを解消するDX化とは？
エクセルの在庫管理は、手軽に始められ便利な反面、さまざまなデメリットも想定できます。しかし、DX化によって利便性や作業スピードなどの見直しを行えば、全体の業務効率化を目指せるのです。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術の活用によって業務やビジネスモデルそのものを変革し、企業価値を高める取り組みを指します。
DX化は日々の業務をデジタル化するといったものではなく、デジタル化によってもたらされるサービス（正確なカート在庫数でお客さまに商品を提供する）や、ビジネスモデル（お客さまにとって買い物しやすいECサイトの展開を行う）の変革につながります。
それでは、ECサイトの在庫管理における「DX化」とは、どのような改善を指すのでしょうか。以下で解説します。
DX化で実現できる在庫管理のメリット
DXとは、デジタル技術を取り入れ、サービスやビジネスモデル・組織などを変革することです。在庫管理にデジタル技術を取り入れるとは、どのようなものなのか。一言で表すなら、エクセルを使った運用から、システム運用に切り替えるという選択です。
これまでアナログで行っていた業務に対して、デジタル技術を導入すれば多くのメリットが得られます。
ここからは、在庫管理へのシステム運用の採用で実現できるメリットを紹介します。
メリット1：業務の効率化が可能になる
何よりも、これまでエクセルの手入力作業に要していた時間を、大幅に削減できるようになります。
手入力で起こりがちだったヒューマンエラーを防げれば、更新作業の時間が短縮できます。規模の拡大によって、データ処理が滞るようなこともなく、スムーズな運用が実現できるでしょう。
特定の担当者が持つエクセルスキルに依存する必要もなく、マニュアルがあれば担当者全員が同じレベルで操作できるメリットがあります。
エクセルでは不得意だった、大容量のデータ処理や更新のリアルタイム反映、アクセス権限管理なども可能です。効率的なEC運用ができるようになります。
メリット2：適材適所へのリソースが実現する
システム導入の実現で、在庫管理業務に費やしていた時間が減ります。最低限の人数で運用が可能になり、必要なリソースを適切に充てることが可能です。人員を適材適所に配置すれば全体の業務効率化にもつながるでしょう。
ECサイト運営では在庫管理だけでなく、お客さまから見えるサイト側の改善や、商品ラインナップの充実化も重要です。
ECサイトの改善に向けた多くの施策への時間が創出できれば、売上増加や利益獲得に結びつく可能性が高まります。そのために必要な人員を確保できる環境も生みだせるでしょう。
メリット3：適正な在庫管理に向けた体制の強化
システム導入によって業務効率化が進めば、それまで行ってきた在庫管理の運用体制を見直せるでしょう。以下の在庫に関する課題の改善が可能になります。
- お客さまからの注文に対して、適切な在庫数を供給できているか
- 保有している在庫が過剰になっていないか
- もしくは少なすぎて販売ロスを生んでいないか
さまざまな課題を踏まえて現状把握を行い、利益獲得に向けた改善や、業務の拡大に取り組む機会を得られます。
メリット4：販売機会を最大化・売り越しの最小化ができる
適正な在庫管理ができると、販売機会を増やし売り越しリスクの軽減が可能になります。
- 販売機会の最大化
在庫状況をリアルタイムでの把握によって、欠品による機会損失を防ぎます。最適な発注が行われ過剰在庫が減るため、店舗運営資金の最適化が見込めます。 - 売り越しの最小化
需要予測の精度向上により、適切な在庫レベルを維持、売り越しによる損失を減らします。
このように、DX化による業務効率化によってリソースの最適化と再配置が可能になります。DX化推進に向けたさらなる取り組みの機会創出につながるでしょう。
在庫管理システムにもデメリットはある
在庫管理システムは多くのメリットがありますが、導入にはいくつかのデメリットも存在します。
| デメリット | 理由 |
|---|---|
| 導入コストと維持費 | ・在庫管理システムの導入には、新たなコストが発生する ・定期的な更新費用やサポート費用について、導入時に考慮すべき |
| システム障害発生 の可能性 | ・システムも完璧ではないため定期的なアップロードや 急なエラーにより、運用そのものが一時的に止まる可能性がある ・障害発生に備え、予め対応策を決めておくのも重要 |
| 在庫管理システムを 効果的に活用するための トレーニングが必要 | ・システム運用には、担当者がきちんと使いこなせる環境が大前提 ・担当者の作業水準を統一する取り組みとして、 マニュアルを常時最新の状態に維持する ・それを素に定期的なトレーニングを行うのも大切 |
これらを考慮した上で、自社に最適なシステム導入を検討するのが重要です。
DX化のために検討したい「在庫管理システム」の導入
DX化によって、自社のECサイトにおけるサービスの充実を図ると、お客さまにとって買い物しやすい場所の提供を実現できます。そのために必要な在庫管理システムを導入するにあたり、考えるべきポイントがあります。
- 自社に必要な機能かどうか
- サポート体制は充実しているか
- 環境の変化に応じたカスタマイズが可能かどうか
- コストは検討の範囲内か
- 現状使用しているエクセルデータを流用できるか
- 実店舗がある場合、実店舗の在庫と連動させるためのPOS連携が可能か
自社の環境によって、選択すべき機能やコストが見合っているかなど、精査しながら、最適な在庫管理システムを選択し活用することが大切です。
在庫一元管理システムの導入で何が変わるのか
在庫一元管理とは、取り扱い商品の情報をひとまとめに管理し、一括で行う処理を指します。複雑になりがちな在庫管理の効率化が一元管理の目的です。取り扱い商品数の増加や複数のモール展開を目指す企業にとって、非常にメリットの大きい仕組みです。
導入には一定の費用が発生し、システム運用を社内で浸透させるための時間も要します。しかし、導入時に発生する作業に手間をかけたとしても、長期的にはメリットが勝り在庫管理の効率化と業務改善が図れるでしょう。
在庫一元管理システムの導入で生まれる業務効率化は、実際にどのような変化をもたらすのでしょうか。以下で解説します。
ヒューマンエラーの予防と管理コストの低減が見込める
在庫一元管理システムを導入すれば、これまで手動で行っていた多くの業務を自動化できます。手動運用で発生していた入力ミスや、複数人が関わり起きていた重複入力など、エクセルでは管理が難しい部分もシステム制御で予防できるでしょう。
エクセルはデータメンテナンスにも一定のスキルが必要な上、メンテナンス中は使用できないなど利用制限も生じていました。しかし、入力ミスなどヒューマンエラーがなくなれば、データの正規化が図りやすくなります。
システム上の仕組みを利用し担当者がメンテナンスする負担を軽減し、かかるコストの低減をしてみましょう。
在庫管理の効率化を目指すならシステム導入も視野に
在庫管理の効率化を目指すのであれば、在庫一元管理システムの導入は絶対に検討すべき課題でしょう。システムの導入で得られるメリットは数多く考えられます。
- 複数店舗の在庫を自動連携して在庫管理業務の効率化を実現する
- これまでかかっていた管理業務の時間を他の業務に充てられる
- 適材適所にリソースを配備できるので人件費など大きくかかる経費の低減も可能になる
- 在庫管理の適正化が可能になり適宜管理コストの見直しが図れる
- エクセル管理で発生していた属人化のリスクやミスを軽減
- 倉庫や実店舗との在庫連携がスムーズに行われ販売の最大効率化ができる
- 常に最新の正確な情報でECサイトの運営が実現し売上増加・利益確保やECサイトの規模拡大を目指せる
健全なECサイト運営や規模の拡大を目指す企業にとって、在庫一元管理システムの導入を視野に入れた事業計画の立案をしてください。
複数ネットショップの在庫管理も得意！EC一元管理システムを検討するなら「TEMPOSTAR（テンポスター）」がおすすめの理由
EC運営を行うショップは、楽天市場やYahoo!ショッピングなど複数出店しているケースが多く、在庫管理だけでなく受注・発送などの運用もより複雑になっています。
そのため「複数ネットショップ一元管理システム」の導入を検討してみましょう。
複数EC店舗の運営に必要な機能をすべて備えており、カスタマイズ性の高い一元管理システムにTEMPOSTAR（テンポスター）があります。
TEMPOSTARは、ASPでありながらカスタマイズもできるのが大きな特徴です。EC事業規模が小さい段階では基本機能で運用し、事業が拡大した際にはカスタマイズ対応ができます。事業の成長にあわせた拡張対応もでき、システムを乗り換えることなく継続して利用が可能なシステムです。
複数EC店舗の在庫数を自動で一元管理
同一商品の在庫情報を共有して、各EC店舗の在庫数を自動で連動させることができます。
作業時間とコストを大幅に削減
複数ネットショップの在庫数をまとめて一元管理できるため、各モールの管理画面にログインせずにTEMPOSTARの管理画面だけで一括更新が可能です。
在庫はあるのに「売り切れ」表示、といった機会損失を０に！
各モールや自社カートから正式に提供されている「在庫API」とも連携可能なため、在庫更新に要する時間をより短縮できます。最新在庫数の各店舗への反映は5分～10分間隔と、業界トップクラスの間隔で連携するため、タイムラグを最小限にとどめた在庫連動が可能です。
複数倉庫の在庫管理ができるマルチロケーション機能
複数倉庫に分散している在庫に対して、受注引当と出荷、配送指示・処理を行うことが出来ます。
その他にも複数EC運営に必要な機能が満載！運用効率を高める特徴的な機能を備えています。
TEMPOSTARの在庫管理機能について紹介します。概念、運用の流れ、使用メリット、設定方法、効率化など説明していきます。
在庫管理をエクセルからシステムに切り替えて業務効率化を！
ECサイトにおいて「適切な在庫管理」はとても重要です。
多くの企業が、在庫管理をエクセルで行っています。小規模で運営していればその方法を継続するのも可能です。
しかし、ECストアの規模拡大を検討しているのであれば、エクセル在庫管理ではそう遠くないタイミングで、業務への支障が懸念されます。企業にとって重要課題である「DX化の推進」を考えた時に、在庫一元管理システムの導入で改善できるメリットは大きいでしょう。
エクセル在庫管理から、在庫一元管理システム導入による新たな管理体制への移行を検討してみてはいかがでしょうか。
