入庫とは、ネットショップで販売するために発注した商品を物流倉庫に保管する工程を指します。物流業務の初期段階にあたる重要な作業であり、EC物流とも呼ばれます。ネットショップで注文された商品をお客様に届けるまでの一連の流れにおいて、非常に重要なプロセスです。
入庫はスムーズな倉庫管理や在庫管理と密接に関係しており、ネットショップで利益確保を目指すなら、正確な入庫処理は不可欠です。
本記事では、入庫の定義、入荷との違い、入庫作業の適切な運用が在庫管理にどのように影響するのかを解説します。入庫を含む倉庫管理を、一元管理システムで運用することによる効率化のメリットについても説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。
入庫とは｜仕入れた商品の保管と在庫計上する作業
入庫とは、発注し入荷した商品が倉庫や物流センターに届いた際に、「棚」「ロケーション」と呼ばれる決められた位置に商品を納めて在庫計上する作業を指します。
入庫は物流における重要な作業です。入庫の正確性は、スムーズな出荷や発送の工程、ネットショップなどの在庫管理全体にも大きく影響し、物流業務全体の効率化とも深い関係を持っています。
ネットショップ運営においても、入庫作業は物流業務の初期段階として重要です。入庫が問題なく行われれば、お客様からの注文に迅速に対応できます。早期に商品が手元に届くことは、顧客満足度の向上に大きな影響を与えるため、迅速かつ正確な入庫作業が重要になるのです。
また、入庫は出庫とも密接につながっているため、入庫作業には高い精度が求められます。
「入庫」と「入荷」の違い
「入庫」と似た用語に「入荷」がありますが、この2つは意味が異なります。「入荷」は「入庫」の前段階で、仕入れ先から届いた商品を倉庫で受け入れる工程を指します。「入荷」ののち、「入庫」の工程で商品を保管し在庫計上します。
なお、「入庫」と対になる用語が「出庫」です。在庫数は「入庫数－出庫数」の計算で算出しますが、入庫は「在庫の増加」で出庫は「在庫の減少」を意味します。
「出庫」が最も多く発生するのは、ネットショップなどで商品が販売されたタイミングです。また、仕入れ先に商品を返品する場合や、複数の倉庫を運用している場合の倉庫間移動なども、「出庫」に該当します。
正確な入庫作業と適切な在庫管理の関係
入庫作業はEC物流の入り口とも言える作業で、正確に行われなければ、適正な在庫管理は成立しません。
例えば、誤った場所に商品を入庫したために誤出荷が発生し、注文と異なる商品がお客様に届いた場合、商品を交換するなどの無駄な作業が発生します。加えて、商品を注文したお客様からの信頼を失う可能性も生じてしまうのです。
また、あるはずの在庫がなかったり、ないはずの在庫があったりと、正確な在庫状態が維持できないと、適切な出荷業務が滞るロスが生まれます。在庫計上のミスによる在庫差異は棚卸にも影響し、原因究明など、本来必要のない作業によって業務負荷も高まります。
入庫とはその後の工程を円滑に進めるためには、非常に重要な業務と言えるのです。
入庫作業の具体的な内容
では入庫とはどのような作業を行うのでしょうか？商品を入荷して、実際に販売できる状態にするために、いくつかの手順で入庫作業を進めます。その手順は、物流業務の基本として、多くの倉庫で共通に行われている内容です。
例えばネットショップと連携しているEC物流の倉庫であれば、入庫作業を完了し、はじめて商品を販売できる状態になります。
では、ここからは具体的な入庫作業手順を見ていきましょう。
入庫作業のフローと手順
実際に商品を販売できる状態にするために、入庫では、主に以下4つの工程で作業を進めます。入庫作業で生じるミスは、後工程すべてに影響するため、これらをミスなく遂行するのが大切です。
- 受け入れ｜入荷した商品を受け入れる
- 検品｜入荷した商品の状態を検品する
- 商品登録｜入荷内容を在庫管理表に登録する
- 棚入れ｜倉庫内に設置された棚やパレットに商品を格納する
以下に解説する4つの工程は、すべて大切な作業にあたるため、もれなく行う必要があります。
1｜受け入れ
商品が倉庫に入荷したら、まず行うのは商品の受け入れ作業です。受け入れ作業では、商品に同梱されている入荷商品の内訳が書かれた伝票を確認し、伝票内容と納品された商品に相違がないか、商品コードや明細、数量などを照らし合わせます。
次に、発注内容と相違ないかもチェックします。基本的には発注した商品が入荷されますが、念のため、発注したのに入荷されていない商品はないかも確認する必要があるためです。納品内容と納品伝票の相違の確認と同時に、この段階で発注内容と納品内容のずれがないかも丁寧に確認します。
2｜検品
伝票や発注内容との差異の有無を確認できたら、商品に傷や不備がなく、販売できる状態か確認する「検品」を行います。検品をおろそかにすると、不良品がお客様に発送される問題が起きます。そのため、検品作業では、商品の品質が基準値以上を保った状態かを確認する必要があるのです。
商品に不備があった場合は、該当部分の撮影を行い出荷元に連絡します。入庫から日数が経過すると交換や返品の対応を行ってもらえず、自社で不良在庫を抱える事態になる可能性があるため、迅速に行います。責任の所在を明確にするためにも、検品は丁寧にもれなく行うのがポイントです。
3｜商品登録
検品を終えたら、商品の在庫情報を在庫管理表に記録します。在庫管理表は、倉庫によって仕様が異なり、エクセルを使った在庫管理表や、システムやアプリを使うものなどさまざまです。自社の仕組みに則って正確に記録しましょう。
在庫管理表には、「入庫日・商品名・商品番号・明細・数量」などを登録します。新規商品であれば、商品情報の登録も同時に行う場合もあります。もちろん、ここでも正確な登録作業は欠かせません。
現在では、多くの物流倉庫がWMS（倉庫管理システム）を採用しています。システム導入によって、入荷から棚入れまでのスムーズな作業が実現できるためです。
4｜棚入れ
検品した商品を、倉庫内のロケーションに沿って保管する作業が「棚入れ」です。保管場所ごとに棚やパレットなど仕様は異なるものの、大きさや数量など、商品に適した環境で保管することが大切です。
商品サイズに合わない狭い棚に納めたり、デリケートな外装の商品をそのまま置いたりと、不適切な環境で保管すると、商品の破損や劣化につながります。商品が傷むと出荷できない状態になり、処分の必要も起こりえます。
格納場所を誤ると、在庫があっても出荷できず、ロスを招きます。ロス防止のためには、棚入れも重要な作業の一つです。
入庫作業における注意点
前述した1～4の工程を正しく行うために、入庫作業で注意するべきいくつかのポイントがあります。
- 検品ミスを防ぐ
正確な数量検品や細かい商品チェックを徹底します。入庫作業での検品ミスは、後工程に大きく影響します。 - 作業の遅れを防ぐ適切な倉庫環境を維持する
棚までの適正な作業動線や、商品数が多い場合は一度で棚入れできるような棚位置の設定なども、スムーズな入庫作業には大切です。また、倉庫内の整理整頓は、作業する上での大前提です。 - データを正確に登録する
商品情報の登録も、検品同様ミスなく正確に行われなければなりません。ヒューマンエラーの予防にはフローやシステムの見直しも効果的です。 - 倉庫の環境を適切に保つ
決められたロケーションにミスなく保管するために、倉庫レイアウトは適切かどうか、余裕がある状態の棚かなど、作業環境を普段から意識するのが重要です。
これらのポイントを意識して行えば、よりスムーズな入庫作業ができ、倉庫業務の効率化にもつながります。
入庫作業の誤りが引き起こす問題
入庫作業でミスが生じると、何が問題となるのでしょうか。
入庫作業中に数量を誤ったり、検品を正しく行わなかったりすれば工程そのものに影響し、場合によっては作業が中断します。作業が中断すれば棚入れできず、商品販売までのスケジュールが遅れる可能性もあるでしょう。
仮にそれが人気の商品で、本来なら入荷直後から販売する計画だったのに、計画が崩れてしまうといった事態も起きかねません。結果的に、入庫作業の遅れが販売機会の損失につながってしまいます。
このように、入庫作業のミスは以下3つの問題を引き起こします。
- お客様の購買機会の損失
- 在庫補充の遅延
- 過剰在庫のリスク増加
入庫作業のミスで引き起こされるお客様への影響を、さらに見ていきましょう。
お客様の購買タイミングを逃す
人気商品では、特に重要なのが販売のタイミングです。仮に、イベントやシーズン別繁忙期に入庫時のトラブルが原因で商品を販売できない状態になってしまった場合、お客様は強い不満を感じます。
お客様が「欲しい」と思うタイミングで購入できない状況は、顧客満足度に悪影響を及ぼします。顧客離れにつながるだけでなく、クレームが起きる可能性もあるのです。
入庫作業のミスによって欠品が起きるのは、販売機会のタイミングを逃すだけではなく、その後の信用にも大きく関わってきます。
在庫補充のタイミングが遅れる
入庫作業のミスは、在庫補充のタイミングにも影響を与えます。
通常、欠品が起きないように計画的な在庫補充を目指し、発注や入庫をコントロールします。しかし、入荷数量に対し作業人員が少なかったり、検品や登録作業のミスが起きたりすれば、スケジュールが遅れ、在庫補充のタイミングに間に合わず欠品が発生するのです。
在庫補充の遅れは、常に販売している環境をお客様に提供できなくなるのを意味します。購入意欲のあるお客様がネットショップを訪問した際に欠品していると、お客様によっては、二度とそのショップで買わなくなる場合もあります。
過剰在庫のリスクが増加する
入庫作業のミスは、欠品につながる一方で、過剰在庫のリスクにもなりえます。
人気商品は、販売サイクルが速いため、在庫確保や販売のタイミングを見極めた入荷コントロールが重要です。
入荷後すぐに売れると見込んで大量に発注した商品が、入庫作業のミスで棚入れが遅れると、販売可能になったタイミングには需要がなくなっているケースもあります。そのため商品が売れず、結果的に過剰在庫になってしまうのです。
入庫作業の遅れで起こりえる、商品の販売機会の損失と、全体の在庫運用への影響は無視できません。
入庫作業を効率的かつ正確に行うためのポイント
入庫作業の遅れは全体に影響するとわかりました。入庫作業を効率よく進行するために注意すべき点は、主に以下4つが考えられます。
- ミスが発生する要因を検証し、入庫作業をマニュアル化する
- 倉庫は常に整理整頓し、作業しやすい環境を維持する
- 倉庫内のロケーション管理を徹底する。わかりやすい棚割や採番にする
床に表示を行い、棚までの動線を誰が見てもわかるようにする
しかしながら、倉庫内環境の整備や作業マニュアルを設けても、手動中心の管理業務とヒューマンエラーは切り離せません。そのため、ミスを完全にはなくせない状況があります。
また、売上規模の拡大とともに、手動中心で継続するのがスムーズな運営の障害になる場合があるため、システムの導入は、入庫作業の効率化において常に検討課題です。
倉庫管理システム（WMS）による入庫問題の解決
物流倉庫管理の改善手段として検討されるのが、倉庫管理システム（WMS）の導入です。入庫作業で発生する問題点の多くは、倉庫管理システムの導入で解決できる可能性があるためです。
倉庫管理システムは、倉庫内での作業に特化したシステムです。システム内の入庫管理機能を使い、商品受け入れや入庫処理の時期、数量や作業担当者、棚入れに関する情報など、工程すべてについて登録・管理が可能です。
例えば、人員不足のタイミングで大量の商品が倉庫に入荷する、すぐに販売したい商品を最短で棚入れしたい、などの場合でも、システムが運用されていれば解決可能です。また、ストレスなく作業が進行できる機会を増やせるでしょう。
TEMPOSTAR（テンポスター）による複数倉庫の一元管理
ネットショップ運営で規模を拡大する場合、複数倉庫で発送拠点を増やし、売上増加を図る事業者は多いでしょう。TEMPOSTAR（テンポスター）には「複数倉庫連携機能」があり、複数拠点の倉庫在庫をスムーズに管理運用できる機能が備わっています。
出荷時に発生する業務を自動化するので、複数のネットショップ（Yahoo!ショッピング・楽天市場・Amazonなど）の出荷に関しても、倉庫に対してまとめて指示が出せます。倉庫管理システム（WMS）にも対応しているため、将来的にWMS導入を検討している事業者も、安心して利用することができます。
TEMPOSTAR（テンポスター）を使えば、倉庫にある在庫とネットショップの在庫を連携できるため、大幅な業務効率化を実現できます。
スムーズな入庫とEC物流の重要性
入庫はEC物流において重要な倉庫業務です。入庫にはいくつかの大切な工程があり、どこでミスが起きても、のちの業務全体に影響します。商品を計画通りに販売できない事態は、在庫管理の問題だけでなく、商品を購入したいお客様の信頼や売上の低下にもつながります。
スムーズな倉庫運営に、倉庫管理システムの導入は非常に有効です。入庫作業をスムーズに行うための機能も多く搭載されているため、EC事業の拡大を目指す事業者やネットショップ担当者は、入庫の重要性を再認識して、物流面の改善も視野に入れた倉庫管理システムの導入を検討しましょう。
ぜひ自社のEC事業に最適なシステムツールを活用し、効率的な入庫を行ってください。
