EC一元管理システム導入のポイントにつききまして、4つのポイントでお伝えいたします。
- ネットショップ運営全体像とEC商品在庫受注管理システムが担う役割
- なぜEC一元管理システムを導入するべきなのか？
- システムの種類と選び方
- 導入時の注意点
になります。
ネットショップ運営全体像とEC一元管理システムが担う役割
こちらの図表はECの全体像です。今回のテーマの主役となるEC一元管理システムは、商品管理・在庫管理・受注管理の３つのシステムを内包しています。
こちらの図表の濃い赤枠の部分がEC商品在庫受注管理システムとなります。このEC商品在庫受注管理システムが担う役割については次の通りです。
一つ目はEC一元管理システムは図表の薄い緑色の部分の複数の売場機能とシステムで連携して次の運用が可能です。
- 売場機能とシステムで連携して、一括で販売を行う商品と在庫の登録、及び受注の対応を行う事が可能です。
- 複数の売場での販売であっても一つの運営体制で運営を行うことが可能です。よって、複数の売場における運用をまとめて行うことが可能であるため自社の販路を広げビジネスチャンスを容易に拡大する事が可能となります。
二つ目はEC運営全体の中で最も時間と工数が必要となりますバックヤード業務全体部分の業務の効率化を担うシステムがEC一元管理システムになります。
なぜEC一元管理システムを導入するべきなのか？
それではEC一元管理システムを導入すべき理由についてお話をしたく思います。
受注対応業務の一般的な流れ（概要）
お客様の注文単位で受注から出荷完了までに複数の細かい作業をミス無く行う必要がある
こちらはバックオフィス業務領域の受注対応業務の一般的な流れとなります。①②③④は受注管理システムが未導入の場合、その作業に時間と人手が必要となります。また、ミスが発生しやすくなってしまい、運営が非効率となりやすく、コストもかかりお客様からのクレームが発生する危険性が高まってしまう可能性があります。
「システム未導入時」における受注対応、在庫管理、商品管理業務の業務イメージ
- 全て店舗毎に個別の作業、管理を行う必要があり、効率が悪いだけでなくミスやクレームが発生しやすい
- 複数店舗の管理に時間がかかってしまう
- 在庫管理が行いにくいので欠品が発生しやすく、売上ロスにつながりやすい
- 人と時間だけが増える※利益を残しにくい
こちらの図表はバックオフィス業務領域の商品在庫受注管理業務の概要となりますが、公式店舗や複数のモールの運営を行う場合、システム未導入の場合、それぞれに利用するシステムも異なるだけではなく、店舗ごとに作業、管理を行う必要があり、人員体制を増やす必要が発生してしまい、結果として費用が多く必要となります。
また、ミスやクレームも発生しやすく、複数の店舗の商品登録や在庫補充も店舗ごとに行う為、時間がかかり売上ロスにつながりやすく、人と時間だけが増え、利益を残しにくい状況になる危険性があります。
システム未導入部分で危険性
- 店舗毎の非効率な運営
- 手作業も多くミス頻発
- クレーム発生
「システム導入後」における受注対応、在庫管理、商品管理業務の業務イメージ
- 複数店舗の管理をシステムに全てお任せ可能（例：在庫管理も全店舗へ自動で反映）
- 一つのバックオフィス運営体制で複数の店舗を管理する事が可能
- 人員を増やさずに運営が可能な為、利益を残りやすい
- 自動化により業務の効率化により機会損失の減少から売上の増加を見込みやすくなる
- ミスの減少、運営コストの抑制を実現
- 他のモールに更に出店するなど、更に販路を拡大する事も容易
こちらの各図表の中央に商品、受注、在庫、それぞれに複数の店舗を一括で管理、運用できるシステムの導入を行うことにより、例えば在庫管理も全店舗へ自動で反映するなど、業務が自動化され複数店舗の対応や管理をシステムに全てお任せする事が可能となり、且つ１店舗のバックオフィス運営体制で複数の店舗を管理できる様になります。
これにより機会損失も少なくなり、売上の増加も見込め、余った時間で他の仕事を行う事が可能となり、人員を増やさずに利益が残りやすい効率的な運営体制の実現が可能となります。他のモールに更に出店するなど、更に販路を拡大する事も容易となります。
このようにECサイト運営において、特に複数店舗を運営する際は商品在庫受注管理システムの導入は不可欠であるということを、覚えておいていただきたいと思います。
システム導入部分のメリット
- 複数の店舗を効率よく運営可能
- 自動化により機会損失、ミスが減少
- 余った時間で他の仕事を行う事が出来る
システムの種類と選び方
ここからはEC一元管理システムの種類と選び方について説明致します。
EC一元管理システムの種類
価格面だけの比較ではなく、皆様のECの成熟度や将来必要になる機能の拡張性や追加開発の可否の確認を踏まえたうえで、バックオフィス運営にかけるべき費用と照らし合わせてシステム選定を行いましょう。
こちらの図表はEC一元管理システムの種類を整理した一覧になります。
主にはPCにインストールするインストール型とASP型、開発型の３種類となりますが、最近ではインストール型とASPのハイブリット型、ASPと開発型のハイブリット型のサービスもあり、５種類のタイプの中から、皆様の状況に併せてシステムの選定を行いましょう。それでは図表の見方を踏まえ選定の方法につきまして説明を致します。
縦軸にはEC成熟度（マルチチャネル/オムニチャネル/外部システム連携等高度なEC運営導入の必要性）とサービス提供タイプの機能拡張性、追加開発対応、システム連携個別開発への対応度合い、横軸には利用料金の金額感を踏まえて整理している図表です。
ECの成熟度が高くなればなるほど、基幹システムやCRMシステム等、運営を更に効率化するうえで他の外部システムとの連携が必要になります。その観点も視野に入れてシステム選定の際は価格面だけの比較ではなく、皆様のECの成熟度や将来必要になった際にも機能の拡張性や追加開発が可能であるのか確認を踏まえたうえで、バックオフィスの運営にかけるべき費用と照らし合わせてシステム選定を行いましょう。
EC一元管理システムはECの運用を支援する中核のシステムであるため、その特性上、導入後にシステムを切り替えるとなると、新しいシステムに合わせた運用フロー策定のやり直し等が発生しやすく、相当の準備期間と費用が掛かってしまう傾向が高い業務領域でもありますので、最初は低コストで運用可能であるが、事業の成長に伴って新たに行うべき追加の運用が発生しても、システムを入れ替えることなく事業のスタイルに併せて追加開発対応できるなど、柔軟に運用に併せる事が可能なシステムを選定して導入する事をおすすめいたします。
EC一元管理システムの種類
ECの運用を支援する中核のシステムであるため、自社の要件を踏まえて途中でシステムの切り替え無く、長く利用可能なシステムを選定するようにしましょう。それぞれのタイプ（型）の特徴とメリット、デメリットについて説明いたします。
インストール型
特徴ですがパソコン等へインストールして商品や在庫、受注のデータを管理するタイプです。サービスによっては別のソフトが必要になるケースがあります。パソコン等でデータ管理するので利用料金は定額で利用できる点や自社で必要な機能を比較的安価な価格でカスタマイズできる点がメリットとなります。
但しパソコン等を買い替える等の際はソフトの再インストールやデータの移設などを行う必要があります。また、複数のパソコンで利用する際はパソコン同士を社内LANを経由して連携させる必要があります。また、パソコン内でお客様の注文情報を管理する為、データ漏洩等のセキュリティー対策を別途、行う必要があります。
インストール型とASP型のハイブリット型
操作自体はパソコン等へインストールしたソフトで行い、商品や在庫、受注のデータはクラウドサーバー上で行うタイプです。インストール型のメリットはそのままに、パソコン買い替えの際はソフトの再インストールは必要ですが、データの移設などは行う必要がなく、また、複数のパソコンで利用する際もパソコン同士を社内LANを経由して連携させる必要がなく利用可能です。
ASP型
WEBブラウザを介して利用する事が可能なサービスです。パソコンへソフトをインストールする必要もなく、パソコン同士を社内LANで連携させる必要もなく利用する事が可能です。商品、在庫、受注データについてもサービスを提供する企業が既にセキュリティー対策も行っているWebサーバー上で管理されていますので、WEBブラウザがあればインターネット経由でアクセスしてどこでも業務を行う事が可能です。
但しサーバーでデータを管理するタイプとなりますので利用料金はデータ量や処理件数に応じた従量課金となりますので、販売計画と照らし合わせて展開する商品の数や処理件数を踏まえたうえで想定費用の試算を行っておくことをお勧めいたします。
ASP型と開発型のハイブリット型
ASPでありながら個別の機能開発（カスタマイズ）に対応可能なサービスです。開発型の場合は一般的に個別の機能開発を行った場合、本体機能の更新が発生した場合には、その都度、利用者が個別開発機能も追加の開発費をかけてシステムを更新させなくてはなりませんが、ASP型と開発型のハイブリット型の場合は一定の保守費用のみを支払うことにより、利用者が開発する費用や期間をかけずとも常に最新の状態で サービスを利用する事が可能です。
特に各ECモールは機能の変更や改修が頻繁に発生しますので、標準機能に追加して個別機能を追加で開発（カスタマイズ）する場合は開発型と比較して初期開発とランニング費用を抑制して利用する事が可能な点が メリットとなります。
個別開発についても自社の基幹システムや他の外部システムとのシステム連携も可能ですので、事業の成長にあわせて多くの機能を持つ他のシステムへの入れ替えや大掛かりな運用変更を行わなくても、自社の運用を更に進化させて継続して利用する事が可能ですので、EC事業規模が小規模の段階はASPの基本機能で運用を行い、事業規模が大規模となった際は機能を拡張する開発も可能なですのでお勧めのタイプといえるでしょう。
開発型
開発型は自社の運用で行いたいことを踏まえて個別に開発する事が可能ですが、その開発を行う上で自社内で運用をどのような流れで行うのか？について抜け漏れなく詳細に設計しておく必要がある点と数千万単位で開発費用と期間が多くかかる点、モール側の仕様変更等が発生した場合は個別開発機能の追加開発期間と費用が掛かりますので、それらも考慮して導入を行う事をお勧めいたします。
以上が５つのタイプの特徴とメリット、デメリットとなりますが、選定を行うにあたっては、自社の運用や事業の計画又は状態を踏まえて、目的を明確にして選定を行う必要がある点を覚えていただけたらと思います。
導入時の注意点について
最後に導入時の注意点についてご説明をしたく思います。導入時の主な注意点は次の通りです。
- 自社の運用の流れを整理して困っている事を洗い出しておく
- 出店したいモールや利用したいECシステム（ECカート）や業務で利用する関連のシステム（倉庫システムや伝票発行システム等）とシステムで連携しているか？連携していない場合はその予定の有無について確認
- 外部のシステム（基幹システム等）との連携/拡張のしやすさと費用感（初期開発費用や保守（ランニング）費用）の確認。※将来、事業が成長した場合への対応力
- システムを提供する企業のサポート体制
-使い方や設定の方法
-問い合わせのレスポンスの速さ
-自社の業務の流れにあった使い方の提案をしてくれるか
EC一元管理システムで行う業務はECで売上を作っていくうえで中核業務となります。この4点については、抜けもれなく準備、確認しておく事が導入をスムースに行え、早期の運用の安定化につながりますので、しっかり対応できるようにしましょう。
まとめ
EC一元管理システムを選定/導入の際は料金や機能の多さだけでなく、「システムの種類と選び方」と「導入時の注意点について」を活用して、候補企業のサービスを少なくとも以下3の観点から照らし合わせて、それぞれの企業毎に比較して、検討/選定する事を心がけるようにしましょう。
- 自社の運用を自動化/効率化できる範囲の広さや業務の多さ
- 事業の成長に合わせてシステムを入れ替えることなく拡張が行いやすいか？
- 出店したいモールや利用したいECシステム（ECカート）がシステム連携済か？
- 上記を3つを踏まえ、初期費用や月額費用、追加開発費用等の視点でのメリット
- 導入時のサポート内容（親切さ）
