連日の徹夜対応から脱却！
システム化することで実現できたメーカー本来の運営

導入を決意するまでにはどんな道のりがありましたか？

商品はあるのに「売れない」状況

TEMPOSTAR導入前は、「在庫」と「受注」の管理において、それぞれ大きな問題が生じていました。

まず在庫についてですが、弊社はBtoCとBtoBの事業部間で在庫を共有していながら、1週間単位でしか在庫の調整ができていませんでした。そのため週に1度の確認調整作業には、毎回3時間も費やしていました。

しかし、催事などで片方の事業部が大量に在庫を持ち出す可能性もあるため、EC店舗では実際の数よりも少なめに在庫登録し、さらに残在庫数が少ない商品は、販売用ではなくプレゼント用にして、「敢えて売らない」ようにするなどの対処をしていました。その為、売り越しは防げていましたが、大きな機会損失が発生していました。

導入決断のきっかけは、連日の徹夜対応

そして、さらに問題だったのは受注業務でした。以前は受注メールをすべて一旦プリントアウトし、それを当時利用していた受注システムに1件ずつ手入力するという、とても時間と手間が掛かる作業を行っていました。そのためセールやイベント時などで、1日に300件近い注文が入ってきた時には、チーム全員フル稼働で対応しても間に合わないため、臨時でアルバイトを雇っていたほどです。それでもその日中にはさばけず、翌日以降の午前中を丸まる受注対応に割き、2～3日掛けてようやく終えるというような状況でした。残業しても終わらないので休日出勤も増え、当然繁忙期の人件費はすごい跳ね上がりでした。

そのため自分で企画した販促が上手くいった時は嬉しい反面、延々と続く受注作業を思い起こすと素直に喜べない複雑な気持ちでした(苦笑)。

時間の限界を感じたのと同時に「今の状態(人海戦術)のままでは、受注処理が完璧にボトルネックになって、売り上げが頭打ちになってしまう。」という危機感を抱き、「対応できる受注業務量の限界＝売り上げの天井」が見えてしまっていました。そんな中、あるとき2日間徹夜対応が続き、「もうこれ以上アナログでの対応は無理だ！もう徹夜はイヤだ！！」と、意を決してEC関連の業務支援サービスの展示会にいき、そこでTEMPOSTARと出会いました。

当時、「自社ECサイトにも力を入れていきたい。」という思いもあったので、まずはCARTSTARを契約しました。そして、CARTSTARとも連携が取れ、同時に複数のモールも管理しながら、さらに販路を拡大していけるTEMPOSTARを導入しました。

安心して決断できたのは、専属担当の方がしっかりサポートしてくれたから

そもそも徹夜対応が続いたことがきっかけで、ネットショップ一元管理システムの導入を検討しはじめたので、当初は機能面で時間効率が図れることを最優先にしていました。

ですが色々と比較検討した結果、最終的には「サポート力の高さ」でTEMPOSTARに決めました。無料のお試し期間中から専属担当の方が親身になって相談に乗ってくださり、自社倉庫のシステムとうまく連携が取れるかどうかという弊社内の打ち合わせの際には、わざわざ足を運んで「TEMPOSTARではどういったことができるのか」、「何をどうすればスムーズに連携できるのか」ということをしっかりと提案してくださいました。

電話で都度細かいことを質問しても、私が分かるまで丁寧に説明してくださって、あのときの手厚いサポートがあったからこそ業務改善が実現できましたし、私自信も「頑張らないと！」と、前向きな気持ちを取り戻すことができました。

1日では対応しきれない業務量だったということでしたが、どのように改善されましたか？

省きたいと思っていたアナログ作業を全てシステム化できた

面倒だった受注業務は、とてもシンプルになりました。システム導入前は、期間限定のアルバイトまで雇って5人がかりで対応していましたが、今ではお客様からの個別のご要望などを念入りにチェックしながらでも1人ですべてまかなえるようになり、もちろん残業や休日出勤もなくなりました。お陰で時間も人件費も大幅に削減できました。さらに、以前は必要最低限のメール送信だけでも手一杯でしたが、今では発送後のフォローメールまで送れるようになり、TEMPOSTARを導入したことによって、お客様ごとによりきめ細やかな接客ができるようになりました。

在庫に関しても、TEMPOSTARの導入によって課題は全て解決しました。
今まで週に1回3時間も掛けていた目視での確認・調整作業が無くなり、各EC店舗間において、ほぼリアルタイムで在庫が自動連携されるのはもちろん、さらにセット商品まで管理できるようになりました。

以前は、特に在庫が残り少なくなった商品をセット組にする際は、都度判断を迷っていましたが、TEMPOSTARの「セット商品登録機能」を活用することで、単品でもセットでも在庫連動ができるので、迷うこと無く同時に出品し機会損失を無くすことができました。

感じていた売り上げの天井よりも、さらに上が見えてきた！

TEMPOSTAR導入前は業務のボリュームが多すぎて、対応しきれる業務量の限界(＝売り上げの天井)を感じていましたが、在庫管理・受注管理の両面で業務負担が大幅に減ったことによって、仕事の時間をしっかりコントロールできるようになりました。

商品に関する認知拡大やブランディングのための活動や、新しい企画を考えたり、お客様とのコミュニケーションの幅を広げたりと、メーカーとして本来やるべき業務に時間をたっぷり使えるようになりました。 受注業務に5人かがりで対応していた頃より、今の方が売り上げも確実に伸びてきていているので、時間的な余裕ができたことによって自社ECサイトでこつこつとコンテンツを作り地道に情報発信をし続けてきたことが認知拡大とブランディングに繋がったのかなと思っています。

思い返すとTEMPOSTAR導入前は、お客様に目を向ける余裕もなく、ただただ目先の作業をこなすだけで手一杯でしたが、現在はお客様目線で商品の背景を詳しくお伝えするなど、じっくりとお客様と向き合いファン化に繋がる業務に注力できていると実感しています。